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用窗体将工作模式化体验不再错漏的轻松魔力

http://www.kllpag.com.cn 2015-01-11来源经理人

只要制作一定的模式就可以重复利用任何人都可以随时随地在短时间内高效率地完成工作同时也可以避免错误和疏失——模式化工作术

 

这是日本AUN顾问株式会社董事长信太明根据自己从大学联考落榜生到股票上市公司董事长的做事方法转变经验所得到的最大心得他强调多数人都希望自己做事能够更?#34892;?#29575;但除了透过经验累积养成正确做事习惯外提升效率其实有更科学的方法那就是工作模式化

 

所谓工作模式化信太明解释就是重复利用以前制作的数据或将工作步骤加以分析和整理制作成任何人都可以毫不差错完成的步骤说明检查表或工作指?#24076;?#35753;那些需要反复进行的工作得以一次就学会每次都做对

 

只要有模板就不必每次都从零开始信太明表示任何人遭遇没经验过的新工作都有一定的学习曲线过往要从生手到成为专家可能需要经过多次反复练习与试误才能在脑中记住完成工作的最佳方法但如果能够收集与拆解最佳实务best practice把流程文件化模板化变成一套可以照表操课的文件表格那就算经验不足只要懂得按表操课也可以避免多走许多冤枉路大幅加速自己的工作效率

 

75%****工作模式化提高3****倍生产力

 

或许你会说可是我又不是做庶务工作每次工作内容都不一样怎?#20174;?#21150;法模式化

 

其实75%的工作都可以模式化信太明表示多数人每天所遭遇的工作就算内容不同但其实还是可以归纳成?#22797;?#31867;型有着类似的执行流程例如你可能每天都要回复许多电子?#22987;?#20294;就算?#25307;?#20154;和回信内容不同但根据写信目的分析可能七八成信件都可归纳在初次拜访后的致意寄送数据用的?#22987;?#20215;格交涉的?#22987;?#23450;期问候?#22987;?#31561;?#22797;?#31867;这时只要事先准备好几种模板就足以重复利用

 

?#21482;?#26159;更复杂的企画案拟定就算主题不一样但要写出一份好的企画案一开始都得?#26085;?#23545;市场客群等外在客观条件进行数据分析接着透过创意发想企画案主轴相关可行方案方案评比标准确立要实行哪个方案最后撰写成企画案时版面呈现上也最好依照前因背景当前问题解决对策执行计划依序说明才能让听者清楚了解

 

即使内容细节有所差异但结?#32929;?#20854;实大同小异信太明强调一般人75%的工作其实都是无法产生附加价值的例行公事只有25%是非例行公事需要花脑力仔细思考也是能够产生附加价值的业务但大部分人会被工作追着跑通常都是为了应付那75%的例行事务如果你不想办法降低投入在例行公事上的时间生产力就会被那些没有附加价值又不得不做的工作所侵蚀反之当你可以把脑力100%放在那25%真正有附加价值的工作上就等于提高了3倍的生产力

 

将工作流程做成窗体照表操课

 

而做成的图表模板最好的呈现方式就是窗体一份?#34892;?#30340;工作模式化窗体上面通常列明了完成这件工作所需的必经步骤以及每个步骤中不可或缺的重点栏目只要依序填完每个空格字段就等于做完这件工作所有必要项目可以得到一定质量的成果

 

更重要?#27169;?#36825;些所有待填空的字段其实就是执行工作时自己对自己或是主管对部属最好的管理点

 

用表格管理工作少40%作者大西农夫明解释管理点是指用来确认目前执行的工作是否符合目的的一种检核方式如果将实?#25163;?#34892;时的各?#20013;?#21160;与最佳实务的工作流程互相对照通常都存在着以下3种类型情况

 

1.****该做且正在做的工作?#22797;?#22312;窗体字段中并确实执行的必要工作

 

2.****该做?#27425;?#20570;的工作?#22797;?#22312;窗体字段中却没有被执行的工作通常都是因为一时疏漏所导致一旦察觉到这点就必须赶快想办法?#32929;?#24182;付诸实行

 

3.****不该做却在做的工作指窗体中没有却在执行的工作这就是时间与精力的不必要浪费甚至会导致多做多错的结果必须赶快排除

 

只要把重点放在情况12并消除情况3就能?#34892;?#25552;升工作效率如果能将每项工作都可以做成窗体一旦集合同类型工作的几张窗体顺序完成就等于?#39029;?#23436;该类工作的最短路径可以说照表操课看似不动脑其实却是最聪明的工作完成法

 

因此经理人月刊针对时间管理会议沟通自?#39029;?#38271;企画思考?#22797;?#24847;发想和业务提升六大工作情?#24120;?#27599;类别依序精选5张窗体让你用最?#34892;?#29575;的方式把脑力100%留给需要思考的部分而不是庶务执行重复作业和错漏修正让你的时间与精神用最有价值的利用方式全力发挥

 

 


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